Membre de la Communauté d'Agglomération Saint-Germain Boucles de Seine, la Ville de Houilles est située dans le Département des Yvelines (78) en région Ile-de-France et compte 33 569 habitants.
Située à 7 Km au Nord-Ouest de Paris, proche de la forêt de Saint Germain en Laye et de la Défense, la ville bénéficie d'un cadre exceptionnel et d'infrastructures importantes de transports. Elle offre un cadre de vie agréable à dimension humaine mêlant, sur 441 hectares, jardins, parcs, squares, rues et avenues bordées d'arbres, où habitations individuelles et immeubles se côtoient.
Les Élus et la Direction générale des services assurent la mise en place opérationnelle d'une politique dynamique de gestion des ressources humaines et de modernisation du fonctionnement, dans une optique de proximité et de réactivité adaptées aux enjeux stratégiques de la collectivité.
En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique qui veille et vous accompagne sur les parcours et projets évolutions professionnelles.
Sous la responsabilité du directeur, vous lui apportez une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Accueil physique et téléphonique
Prise de messages ou redirection vers les différents services
Gestion de l'agent de la DAS, salle de réunion, organisation des réunions …
Support administratif et logistique nécessaire à l'organisation de réunions, de déplacements et de missions
Coordination de certaines informations entre la direction, les Directeurs et Chefs de services
Centralisation et re dispatching du courrier entrant de la direction via le logiciel de gestion du courrier (KOLOK) et coordination le bon suivi de la mise à jour des données par les assistants
Dépôt et retrait du courrier et des parapheurs et de leur suivi
Gestion des fournitures du service
Participation au suivi de projets DAS
Préparation et édition les documents nécessaires dans le suivi des dossiers de la DAS
Contribution à la préparation des données et à la production des tableaux de saisie de données
Mises à jour de documents, rédaction de divers supports (mails, courriers, compte rendus, présentations PowerPoint, guides…)
Assistance à la gestion administrative et comptable de la DAS : édition de bons de commande, suivi des factures…
Participation au bilan annuel sur l'ensemble des actions
Elaboration des CR du CCAS et réunion
Titulaire d'une qualification, d'un diplôme en assistance de direction ou secrétariat ou expérience significative sur un poste similaire
Connaissances de l'environnement territorial
Connaissances des prestations d'action sociale
Excellent relationnel
Maitrise des outils bureautiques
Capacités à s'adapter aux contraintes d'un poste partagé
Techniques d'écoute et de relation à la personne
Rigueur dans la gestion des dossiers
Grande discrétion et sens de la confidentialité