Membre de la Communauté d'Agglomération Saint-Germain Boucles de Seine, la Ville de Houilles est située dans le Département des Yvelines (78) en région Ile-de-France et compte 33 569 habitants.
Située à 7 Km au Nord-Ouest de Paris, proche de la forêt de Saint Germain en Laye et de la Défense, la ville bénéficie d'un cadre exceptionnel et d'infrastructures importantes de transports. Elle offre un cadre de vie agréable à dimension humaine mêlant, sur 441 hectares, jardins, parcs, squares, rues et avenues bordées d'arbres, où habitations individuelles et immeubles se côtoient.
Les Élus et la Direction générale des services assurent la mise en place opérationnelle d'une politique dynamique de gestion des ressources humaines et de modernisation du fonctionnement, dans une optique de proximité et de réactivité adaptées aux enjeux stratégiques de la collectivité.
En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique qui veille et vous accompagne sur les parcours et projets évolutions professionnelles.
Mission 1 : Organisation et tenue du secrétariat
Activités :
- Assure l’accueil téléphonique et physique des entreprises, des usagers et du personnel (prise de rendez-vous, filtrage téléphonique, premier niveau de renseignements)
- Assure le traitement et le suivi des courriels et des courriers.
- Organise, actualise et centralise les dossiers du service.
- Etablit les convocations pour les différentes réunions et commissions assurées par le service
- Rédaction des arrêtés le cas échéant
- Assure la préparation des actes règlementaires (arrêtés, décisions, délibérations, …) en lien avec le chef de service et les techniciens concernés
- Assure le suivi logistique des déplacements, la préparation et le suivi des réunions et des conférences téléphoniques
Mission 2 : Gestion administrative et budgétaire
Activités :
- Rédaction des bons de commande, traitement de factures.
- Elaboration et suivi des pièces administratives pour l’exécution des marchés publics de la direction (ordres de services, actes de sous traitance, NOTI 6, PV de réception de travaux…)
- Relecture des pièces administratives et financières des marchés publics de la direction.
- Dispatche des factures.
- Réalise le suivi budgétaire en lien avec le RAF et le chef de service et la tenue des tableaux de bord de suivi financier et des marchés publics.
- Assure le classement et l’archivage des documents.
- Rédige les notes de service, comptes rendus et documents divers.
Mission 3 : Gestion et accueil du public
Activités :
- Assure l’accueil téléphonique et physique des entreprises usagers.
- Prend en note l’ensemble des réclamations faites au service par le public et y répond dans la mesure du possible et/ou transmet aux différents techniciens, chefs de services.
- Tenu du tableau « gestion des appels téléphoniques »
- Centralisation, suivi et gestion du logiciel de gestion des courriers.
Connaissances/diplômes :
- Secrétariat
- Comptabilité publique
- Connaissance parfaite des marchés publics
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)
- Maîtrise des outils informatiques de diffusion (mailing, publipostage)
- Maîtrise des outils Internet
Compétences/qualités (savoir-faire) :
- Excellentes compétences relationnelles
- Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat administratif
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Capacités à fonctionner de manière transversale
- Capacités à s’organiser
- Sens des responsabilités
- Sens du service public et du travail d’équipe
- Qualité rédactionnelle
- Discrétion professionnelle