Responsable du service état civil

Sous l’autorité du Directeur de l’administration générale et des affaires juridiques, vous pilotez, encadrez et coordonnez l’ensemble des activités des secteurs suivants : Accueil de l’Hôtel de Ville, Etat Civil, Elections, Recensement de la population et Cimetière.

 Activité 1 : Management / encadrement :

• Veiller au bon fonctionnement quotidien du service ;

• Répartir, planifier et contrôler les tâches des agents ;

• Etablir le planning hebdomadaire et les congés ;

• Rechercher et communiquer les informations ascendantes et descendantes ;

• Veiller à l’évolution des textes, partager ces informations réglementaires avec son équipe lors d’une réunion dédiée, puis s’assurer de sa mise en application.

Activité 2 : Gestion de l’état civil et des affaires générales

• Assurer le respect des procédures et des délais réglementaires ;

• Vérifier la régularité de tous les actes gérés par le service (attestation d’accueil, concessions funéraires, union civile, recensement militaire, débits de boisson, licence taxis, publication des bans, actes d’état civil,…) ;

• Rédiger les courriers du service ;

• Effectuer les auditions prénuptiales le cas échéant ;

• Mettre en œuvre les procédures de dématérialisation des actes ou des échanges ;

• Veiller à la qualité de l’accueil et services rendus à la population au travers de l’accueil physique et téléphonique ;

• Gérer le budget et la régie ;

• Piloter le recensement annuel de la population.

Activité 3 : Gestion des fournitures administratives et du mobilier

• Commander les fournitures de bureau, petit matériel et mobilier suite au recensement des besoins des directions lors de la préparation budgétaire ;

• Gérer le stock en fonction des besoins des services ;

• Gérer la comptabilité et le budget.

Activités 4 : Préparation et suivi des scrutins électoraux

• Effectuer les travaux de révision de la liste électorale ;

• Gérer les cartes électorales non distribuées et les procurations ;

• Organiser les scrutins locaux et nationaux (à l’exception des sénatoriales) : formations internes, gestion de la mise sous plis, gestion des ressources humaines dédiées aux opérations électorales, gestion des relations avec le bureau des élections (préfecture) ;

• Mettre à jour la liste des bureaux de vote.

Particularités du poste :

Assurer une permanence par mois le samedi avec célébration des mariages et baptêmes civils.