Assistante de direction (F/H)

Mission 1 : Assistanat DST

Activités :

-        Gestion de l’agenda et de la messagerie électronique du DST

-        Assure l’accueil téléphonique et physique du secrétariat du DST

-        Assure le traitement et le suivi, le classement des e-mails et des courriers

-        Assure la logistique des déplacements, la préparation et le suivi des réunions, des dossiers et des conférences téléphoniques

-        Assure le classement et l’archivage des documents

-        Rédaction des comptes rendus, notes et synthèses

-        Assure toutes missions permettant de faciliter l’organisation et le travail du DST

Mission 2 : Gestion du pôle secrétariat

Activités :

-        Assure le suivi et la coordination des missions des 4 assistantes de service de la direction

-        Assure le suivi, la centralisation et la validation des congés de ses 4 collaboratrices

-        Hiérarchise la priorisation donnée aux missions administratives du pôle secrétariat

-        Réalise les entretiens annuels d’évaluations et notations en lien avec les chefs de services et   fixe dans ce cadre les objectifs annuels de ses collaboratrices

-        Assure la centralisation et le re dispatching du courrier entrant de la direction via le logiciel de gestion de courrier (KOLOK) et coordonne le bon suivi de la mise à jour des données par les assistantes

-        Responsable de la gestion des fournitures administratives de la direction

-        Organise, coordonne et centralise les procédures règlementaires de la direction (organisation et suivi des délibérations et décisions)

-        Coordonne et centralise les réponses relatives aux questions des BM/CM

-        Organise, coordonne et centralise la classification informatique des procédures des marchés publics et actes règlementaires de la direction

Mission 3 : Centralisation et coordination des demandes transverses

Activités :

-        Centralise et formalise les demandes de la direction à l’attention des directions extérieures

-        Recueille et centralise les demandes des directions extérieures à l’attention de la DIST et re dispatching dans les différents services et équipes de la direction

-        Assure la centralisation est la gestion des informations relative au dossier ASSURANCE en lien avec la Direction des Affaires Générales

-        Centralise et assure le suivi des aspects techniques pour les Manifestions en lien avec la Direction Jeunesse Sport Vie Associative ;

Mission 4 : Assure le suivi et la coordination de la commission communale d’accessibilité

Activités :

-        Responsable du bon suivi de la commission communale d’accessibilité : Préparation et rédaction des convocations, comptes rendus

-        Assure le suivi et la coordination des dossiers en lien avec l’accessibilité avec les différentes directions concernées

-        Elabore et rédige le rapport d’activité annuel de la commission d’accessibilité ainsi que la délibération relative à celle-ci

Particularités du poste :

-        Polyvalence des missions en cas d’absence au sein du service nécessitant des capacités d’adaptation notamment en cas de gestion de crise

-        Toutes missions liées aux fonctions de la DIST

-        Disponibilité pour la réalisation des interventions d’urgence sur les horaires du poste et hors horaire du poste et soumis à récupération ou à rémunération supplémentaire

-        Aide transversale aux équipes dans le cadre des missions lié à l’activité des Services Techniques