Membre de la Communauté d'Agglomération Saint-Germain Boucles de Seine, la Ville de Houilles est située dans le Département des Yvelines (78) en région Ile-de-France et compte 33 569 habitants.
Située à 7 Km au Nord-Ouest de Paris, proche de la forêt de Saint Germain en Laye et de la Défense, la ville bénéficie d'un cadre exceptionnel et d'infrastructures importantes de transports. Elle offre un cadre de vie agréable à dimension humaine mêlant, sur 441 hectares, jardins, parcs, squares, rues et avenues bordées d'arbres, où habitations individuelles et immeubles se côtoient.
Les Élus et la Direction générale des services assurent la mise en place opérationnelle d'une politique dynamique de gestion des ressources humaines et de modernisation du fonctionnement, dans une optique de proximité et de réactivité adaptées aux enjeux stratégiques de la collectivité.
En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique qui veille et vous accompagne sur les parcours et projets évolutions professionnelles.
Réception et suivi des demandes des familles
- Information et renseignement sur les modes d’accueil proposés par la mairie et d’une façon générale sur la commune
- Réception et suivi des inscriptions
- Saisie des demandes de places en accueil
- Suivi de ces listes d’attente
- Préparation et suivi des commissions de placement
Réception, suivi et gestion des dossiers des familles utilisatrices des crèches collectives et de la crèche familiale
- Saisies sur le logiciel Concerto
- Suivi administratif des contrats d’accueil
- Suivi des listes d’effectifs enfants
- Veille administrative des dossiers (situation familiale, domiciliation, établissement et modification éventuelle de la participation financière des familles…)
- Génération mensuelle de la facturation pour l’ensemble des structures Petite Enfance
Gestion administrative du service
- Enregistrement, traitement et/ou distribution du courrier arrivée et départ (tenue des registres)
- Mise en forme tous types de courriers (notamment les courriers de proposition, de refus, de tarification…), de documents
- Transmission des notes destinées aux structures Petite Enfance, et aux différents services de la mairie
- Renseignement des tableaux de suivi des activités du service
- Suivi du planning des stagiaires par structure
- Etablissements de statistiques mensuelles et annuelles (présences, absences enfants et agents pour les crèches collectives et la crèche familiale)
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers
Collaboration avec les secrétaires du service en vue d’un remplacement
La secrétaire devra se tenir informée et devra pouvoir suppléer sa collègue en son absence dans les domaines suivants :
- En collaboration avec la coordinatrice Petite Enfance, établissement du rapport d’activité annuel du service
- Préparation avec la coordinatrice Petite Enfance des dossiers de subvention sollicités auprès des partenaires extérieurs
- Préparation avec la coordinatrice des budgets prévisionnels et activités réalisées des structures Petite Enfance
- Rédaction de l’ensemble des actes administratifs du service (délibérations, décisions, conventions, arrêtés…) en respectant les délais impartis
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
- Connaissance des différentes structures d’accueil et de leurs particularités
- Connaissance du projet d’accueil du service Petite Enfance
- Connaissance des règles à appliquer en matière de tarification préconisées par la CAF
- Maîtrise des règles d’expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe, grammaire)
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prises de notes, etc…)
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers la personne compétente
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel…) et le logiciel petite enfance Concerto
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents et de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Etablir une relation de confiance avec le cadre
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service