Membre de la Communauté d'Agglomération Saint-Germain Boucles de Seine, la Ville de Houilles est située dans le Département des Yvelines (78) en région Ile-de-France et compte 33 569 habitants.
Située à 7 Km au Nord-Ouest de Paris, proche de la forêt de Saint Germain en Laye et de la Défense, la ville bénéficie d'un cadre exceptionnel et d'infrastructures importantes de transports. Elle offre un cadre de vie agréable à dimension humaine mêlant, sur 441 hectares, jardins, parcs, squares, rues et avenues bordées d'arbres, où habitations individuelles et immeubles se côtoient.
Les Élus et la Direction générale des services assurent la mise en place opérationnelle d'une politique dynamique de gestion des ressources humaines et de modernisation du fonctionnement, dans une optique de proximité et de réactivité adaptées aux enjeux stratégiques de la collectivité.
En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique qui veille et vous accompagne sur les parcours et projets évolutions professionnelles.
Poste ouvert au recrutement des agents de la fonction publique ou à défaut aux salariés des autres secteurs sous contrat à durée déterminée de 12 mois renouvelable.
Réception et suivi des demandes des familles
- Information et renseignement sur les modes d’accueil proposés par la mairie et d’une façon générale sur la commune
- Réception et suivi des inscriptions pour l’accueil régulier : réponses aux familles sur l’état des dossiers et inscriptions
- Saisie des demandes de places en accueil régulier dans les listes d’attente
- Suivi de ces listes
- Préparation et suivi des commissions de placement
- Préparation des rendez-vous de l’élu avec les familles
Réception, suivi et gestion des dossiers des familles utilisatrices des crèches collectives et de la crèche familiale
- Réception des familles et élaboration du contrat d’accueil à l’aide du logiciel Concerto, calcul de la participation financière
- Suivi administratif des contrats d’accueil en adéquation avec le règlement de fonctionnement de la structure
- Suivi des listes d’effectifs enfants
- Veille administrative des dossiers (situation familiale, domiciliation, établissement et modification éventuelle de la participation financière des familles…)
- Génération mensuelle de la facturation pour l’ensemble des structures Petite Enfance, suivi et interface avec le service Comptabilité de la Mairie et la Trésorerie Principale
Gestion administrative du service
- Enregistrement, traitement et/ou distribution du courrier arrivée et départ (tenue des registres)
- Prise de notes et mise en forme tous types de courriers (notamment les courriers de proposition, de refus, de tarification…)
- Réalisation de documents de formes et contenus divers
- Création d’outils de suivi et d’analyse
- Transmission des notes destinées aux structures Petite Enfance, et aux différents services de la mairie
- Renseignement des tableaux de suivi des activités du service
- Suivi du planning des stagiaires par structure
- Tenue à jour du tableau des effectifs du personnel pour chaque structure
- Tenue à jour du tableau des jurys de recrutement des agents du service
- Etablissements de statistiques mensuelles et annuelles (présences, absences enfants et agents pour les crèches collectives et la crèche familiale)
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers
- Interface avec les autres services de la Mairie, avec notamment la gestion et le suivi des demandes de travaux des structures Petite Enfance
- Photocopie et diffusion des articles du mémento mensuel établi par la psychologue du service Petite Enfance
- Tenue d’une régie de recettes et du compte DFT
- En collaboration avec la coordinatrice Petite Enfance, gestion des impayés.
Collaboration avec la 2e secrétaire du service en vue de son remplacement
La secrétaire devra se tenir informée et devra pouvoir suppléer sa collègue en son absence dans les domaines suivants :
Réception et suivi des demandes des familles :
- Réception et suivi des inscriptions pour l’accueil occasionnel : réponses aux familles sur l’état des dossiers et inscriptions
- Saisie des demandes de places en accueil occasionnel dans les listes d’attente
- Suivi de ces listes
- En collaboration avec la responsable du multi-accueil, établissement et suivi des listes de propositions d’admission
Réception, suivi et gestion des dossiers des familles utilisatrices du multi-accueil (accueil occasionnel contractualisé ou non)
- Suivi des admissions d’enfants
- Suivi des listes d’effectifs enfants
- Veille administrative des dossiers (situation familiale, domiciliation, établissement et modification éventuelle de la participation financière des familles…)
- Suivi administratif des contrats d’accueil en adéquation avec le règlement de fonctionnement de la structure
Gestion administrative du service
- Rédaction, selon les indications de la coordinatrice Petite Enfance : des courriers aux familles et autres interlocuteurs du service et
de notes, rapports, comptes rendus…
- En collaboration avec la coordinatrice Petite Enfance, établissement du rapport d’activité annuel du service
- Préparation avec la coordinatrice Petite Enfance des dossiers de subvention sollicités auprès des partenaires extérieurs
- Préparation avec la coordinatrice des budgets prévisionnels et activités réalisées des structures Petite Enfance
- Rédaction de l’ensemble des actes administratifs du service (délibérations, décisions, conventions, arrêtés…) en respectant les délais impartis
- Organisation et gestion du temps
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
- Connaissance des différentes structures d’accueil et de leurs particularités
- Connaissance du projet d’accueil du service Petite Enfance
- Connaissance des règles à appliquer en matière de tarification préconisées par la CAF
- Maîtrise des règles d’expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe, grammaire)
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prises de notes, etc…)
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel…) et le logiciel petite enfance Concerto
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers